ما هي بطاقة الشراء؟

بطاقة الشراء هي بطاقة ائتمان Visa تصدرها بنك أمريكا لولاية فيرمونت. توفر هذه البطاقة وسيلة فعّالة وفعّالة للغاية للشراء والدفع في المعاملات ذات القيمة المالية المنخفضة وكذلك المشتريات الكبيرة المتكررة.

تمكّنك البطاقة من شراء السلع والخدمات غير المقيّدة، سواء عبر الهاتف أو شخصيًا، أو عبر الفاكس، والإنترنت من البائعين المشاركين.

لماذا؟

غرض برنامج بطاقة الشراء هو إنشاء وسيلة فعّالة وفعّالة من حيث التكلفة للشراء والدفع في المعاملات ذات القيمة المنخفضة وكذلك المشتريات الكبيرة المتكررة. تم تصميم البرنامج كبديل للعملية التقليدية للشراء للحصول على اللوازم والخدمات. إذا تم استخدامه بشكل كامل، سيؤدي البرنامج إلى تقليل كبير في الأوراق الإدارية ووقت المعالجة على جميع المستويات. بالإضافة إلى ذلك، ستتم القضاء على عمليات العمل المقابلة المتعلقة بالطلب وكتابة الشيكات.

يمكن استخدام بطاقة الشراء مع أي تاجر يقبل MasterCard/Visa كوسيلة للدفع.

ميزات التحكم:

تم تضمين ميزات التحكم في برنامج بطاقة الشراء. تُصدر البطاقات باسم الموظف ولا يمكن استخدامها من قبل أي شخص آخر. تحدد كل وكالة/قسم قواعدها ضمن معايير ولاية فيرمونت.

كيفية استخدام بطاقة الشراء:

تعمل بطاقة الشراء تمامًا مثل بطاقتك الائتمانية الشخصية، باستثناء أن ولاية فيرمونت تدفع جميع الرسوم بالكامل. استخدامك للبطاقة لا يؤثر على تصنيفك الائتماني بأي شكل من الأشكال.

يتم تفويض بطاقة الشراء للشراء والدفع للمعاملات بقيمة إجمالية تصل إلى 3,500.00 دولار أمريكي أو أقل لكل معاملة.

تم تفويض بطاقة الشراء كوسيلة للدفع على عقود السلع التي تم تحديدها والموافقة عليها من قبل قسم المشتريات. تظهر هذه العقود على قائمة العقود المعتمدة لبطاقة الشراء. يتم تحديث قائمة العقود المعتمدة لبطاقة الشراء كل ربع سنوي.

يرجى ملاحظة:

من مسؤوليتك التحقق من تسعير العقود للعناصر وضمان استلامها عند استخدام بطاقة الشراء.

تم تفويض بطاقة الشراء كوسيلة للدفع لنفقات السفر، لبعض المستخدمين. إذا كنت تمتلك هذا التفويض، يمكن استخدام بطاقة الشراء لشراء تذاكر الطيران وتكلفة الغرفة والضرائب في الفندق واستئجار السيارات. لا يُسمح بنفقات الترفيه، بما في ذلك المطاعم. يرجى ملاحظة: ليس كل بطاقات الشراء مفوضة لنفقات السفر.

يمكن استخدام بطاقة الشراء كوسيلة للدفع لأنشطة و/أو فعاليات تُكفلها الدولة مثل احتياجات التموين للمحلفين، إلخ. في مثل هذه الحالات، يجب على الوكالات/الأقسام الحصول على موافقة مسبقة من مسؤول بطاقة الشراء في ولاية فيرمونت.

بطاقة الشراء (أو PCard، P-Card، أو ProCard) هي نوع من بطاقات الشراء التي تصدرها الشركات وتتيح شراء السلع والخدمات دون الحاجة إلى اللجوء إلى عملية الشراء التقليدية. في المملكة المتحدة، يُشار عادة إلى بطاقات الشراء بأنها بطاقات الشراء.

تُصدر بطاقات الشراء عادة للموظفين الذين يُفترض أن يلتزموا بسياسات وإجراءات منظماتهم المتعلقة باستخدام بطاقات الشراء، بما في ذلك استعراض وموافقة المعاملات وفقًا لجدول زمني محدد (على الأقل مرة واحدة في الشهر). يمكن للمنظمة تنفيذ مجموعة من ال contcontrols لكل بطاقة شراء؛ على سبيل المثال، حد أدنى للمبلغ في عملية الشراء الفردية، وحدة شهرية، قيود رمز فئة التاجر (MCC) وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم استعراض نشاط بطاقة الشراء لحاملها بشكل دوري من قبل شخص مستقل عن حامل البطاقة.

يجب أن تكون الاستعراضات المنتظمة جزءًا من جهود إدارة برنامج بطاقات الشراء الدائمة في المنظمة. هناك مجموعة من العوامل التي يمكن أن تسهم في نجاح البرنامج أو، على العكس من ذلك، تسبب في تعثره. هناك أخطاء شائعة يجب تجنبها في برنامج بطاقات الشراء، بهدف تطوير استراتيجيات ناجحة يمكن أن تضع (أو تحتفظ) بالبرنامج على المسار الصحيح.

التاريخ شهد استخدام بطاقات الشراء ارتفاعًا هائلاً في السنوات الأخيرة، حيث تستخدم العديد من الهيئات الحكومية الآن لإزالة “الأوراق الحمراء” وتقليل التكاليف. على سبيل المثال، في عام 2001، كان لدى وزارة الدفاع (DOD) 230،000 حامل بطاقات بإنفاق سنوي قدره 6.1 مليار دولار. تستخدم المؤسسات عادة بطاقات الشراء لاستهداف السلع والخدمات ذات القيمة المنخفضة، حيث توفر وسيلة لإجراء هذه المعاملات بتكلفة أقل بكثير من الأساليب التقليدية.

هناك مجموعة من حلول البرمجيات المتاحة للمساعدة في إدارة برامج بطاقات الشراء، خاصةً البيانات الإلكترونية التي تقدمها شركات البطاقات بدلاً من الفواتير الشرائية التقليدية.

بدأت المؤسسات في استخدام بطاقات الشراء كوسيلة استراتيجية للدفع في حسابات الدفع (A/P)، بالإضافة إلى المعاملات التقليدية عالية الحجم والتكلفة المنخفضة. تستبدل المؤسسات الشيكات ببطاقات الشراء وتقوم بتوتير الدفع للمورد. يعتبر هذا واحدًا من أسرع استخدامات بطاقات الشراء نموًا. وفقًا لنتائج استطلاع الرأي حول بطاقات الشراء لعام 2005 (بالمر وغوبتا، 2007)، نمت المعاملات التقليدية ببطاقات الشراء بقيمة أقل من 2000 دولار بنسبة 1.4٪ من عام 2003 إلى عام 2005. كان النمو الأكثر ديناميكية في المعاملات التي تتراوح بين 2000 دولار و10000 دولار، ممثلة نموًا بنسبة 6.1٪. تتناسب المعاملات A/P ضمن هذا النطاق ويمكن أن تمتد إلى مئات الآلاف من الدولارات.

الإحصائيات وفقًا لاستطلاع رأي حول بطاقات الشراء لعام 2005 (بالمر وغوبتا، 2007):

ارتفع إنفاق بطاقات الشراء من 80 مليار دولار في عام 2003 إلى 110 مليار دولار في عام 2005. 43٪ من عمليات التوريد الإلكترونية تتم بواسطة الشيك بحلول عام 2008، ستكون لدى أكثر من 70٪ من جميع المؤسسات برنامج PCard، مقابل 60٪ في عام 2005 تتحدث الدراسة عن نقل برنامج بطاقات الشراء إلى A/P. “الفكرة الأساسية هي استخدام البطاقة لتسوية المعاملات التي تم تحفيزها بالطلب، كما تفعل مع ACH أو الشيك. تقوم الشركة بالتقاط الخصومات المرتبطة بمعاملات بطاقة الشراء وتتجاوز العمليات التي تشمل دفعات الشيك. على الرغم من أن هذه البطاقات لا تستخدم على نطاق واسع حاليًا، إلا أن شهرتها تتزايد”، كما تقول سوزان أفيري (2005) وفقًا لتقرير أبردين حول استطلاع أداء بطاقات الشراء.